XCONV - Konvertierung von EDV Daten

Datenübernahmen beim Wechsel eines EDV-Verfahrens

Bei der Umstellung alter EDV-Verfahren auf neue EDV-Systeme stellt sich oft die Frage: "Wie kommen die Daten des alten Systems in das neue System?"

Beispiele

• Ein Grossunternehmen möchte ein effizienteres Personalwirtschaftssystem einführen. Etwa 20.000 Personalstammdatensätze sollen maschinell in das neue System übernommen werden.
• Der Softwarelieferant für die Patientenabrechnung eines Krankenhauses stellt die Wartung des Programmes ein. Das Krankenhaus muss daher die gesamten Patientendaten in ein neues EDV System übernehmen.
• Ein Friseur möchte ein auf neues Programm für sein Kundenmarketing umstellen. Die Kundenkartei mit 6.000 Kunden soll fehlerfrei in das neue Programm übernommen werden.
• Der Zentralrechner eines Versandhandels besitzt ein proprietäres Betriebsystem und ist technisch veraltet. Er muss daher gegen einen modernen Server ausgetauscht werden. Der gesamte Artikelkatalog muss dabei in eine neue Datenbank übernommen werden.
• Ein Katasteramt verwaltet seine Daten noch auf einem Rechner mit Magnetbändern. Dieses Verfahren ist zu langsam geworden. Die Vermessungsdaten müssen zunächst von den Magnetbändern auf DAT Bänder übertragen werden. Und dann an das neue Katastersystem angepasst werden. Dabei sollen einige Daten maschinell ergänzt werden und es sollen Plausibilitätskontrollen durchgeführt werden.
• Ein Web-Content Anbieter möchte 25.000 HTML Dateien in das WML Format für WAP fähige Handys umwandeln.

Auch aus anderen Gründen kann es notwendig werden Daten in ein anderes Format zu übertragen. In der Vergangenheit wurde dies z.B. durch die Umstellung der Postleitzahlen, die Umstellung auf den Jahrtausendwechsel - Y2K und den EURO notwendig.

Die Praxis

Häufig unterbleibt eine maschinelle Übernahme der alten Daten. Dafür gibt es vor allem zwei Gründe:

• Die Umwandlung von Daten ist eine sehr komplexe Aufgabe.
• Es muss sowohl auf der Seite des alten Programms als auch auf der Seite des neuen Programms ausreichendes Know-How zur Verfügung stehen.

Oft wird daher der Einsatz eines neuen Programms so weit wie möglich hinausgeschoben, oder es wird sogar darauf verzichtet.

Ein Lösungsvorschlag

Oft erfolgt die notwendige Datenübernahme manuell. Dies ist ein sehr zeitaufwendiges und fehleranfälliges Verfahren. Als Lösung bietet sich eine maschinelle Konvertierung an.

Vorteile

Eine maschinelle Datenkonvertierung hat folgende Vorteile:

• Kostenvorteil
• Geschwindigkeitsvorteil (mehrfaches Konvertieren erfordert kaum Zusatzkosten bzw. Zusatzzeit)
• Vermeidung von Eingabefehlern (maschinelle Plausibilitaetsprüfungen möglich)

Kostenvergleichsrechnung

Ein Kostenvergleich zwischen maschineller Konvertierung und manueller Konvertierung (Beispiel Lohnabrechnung). Bitte schätzen sie die Arbeitsstunden an Hand ihrer betrieblichen Gegebenheiten.

Wann wird eine maschinelle Konvertierung ökonomisch sinvoll?

Der Break-Even-Point (BEP) liegt meist bei ca. 200 abzurechnenden Mitarbeiter/innen. Er ist abhängig von der Geschwindigkeit der manuellen Erfassung (i.d.R. 20 Fälle pro Tag) und dem dabei anzusetzenden Stundensatz. Zusätzlich muss noch der Aufwand zur Fehlerkontrolle und Fehlerkorrektur berücksichtigt werden.

Einige Daten werden immer manuell zu erfassen sein . Dies empfiehlt sich insbesondere bei den Systemstammdaten und Firmenstammdaten. Auf die Möglichkeit der Rückrechenbarkeit muss dabei meistens verzichtet werden, da die Konvertierung der Lohnkonten und Umsetzung der Lohnarten sehr aufwendig ist. Aus der Erfahrung ist bekannt, daß maschinelle Konvertierungen meistens einige Versuche brauchen, bis die Daten stimmen.

Beginn Tue Jul 01 22:16:18 1997 Änderung Thu Apr 12 18:19:49 2007 © 1997-2007 Werner Heuser http://dataconv.org/dc.html <wehe at tuxmobil.org> Werner Heuser Granitzstr. 26 D-13189 Berlin, Germany T. 0049 +30 349 53 86

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Life is the first gift, love is the second, and understanding is the third. Marge Piercy: Gone to Soldiers, p. 732