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XCONV - Konvertierung von EDV Daten

Datenübernahmen beim Wechsel eines EDV-Verfahrens

Bei der Umstellung alter EDV-Verfahren auf neue EDV-Systeme stellt sich oft die Frage: "Wie kommen die Daten des alten Systems in das neue System?"

Beispiele

Auch aus anderen Gründen kann es notwendig werden Daten in ein anderes Format zu übertragen. In der Vergangenheit wurde dies z.B. durch die Umstellung der Postleitzahlen, die Umstellung auf den Jahrtausendwechsel - Y2K und den EURO notwendig.

Die Praxis

Häufig unterbleibt eine maschinelle Übernahme der alten Daten. Dafür gibt es vor allem zwei Gründe:

Oft wird daher der Einsatz eines neuen Programms so weit wie möglich hinausgeschoben, oder es wird sogar darauf verzichtet.

Ein Lösungsvorschlag

Oft erfolgt die notwendige Datenübernahme manuell. Dies ist ein sehr zeitaufwendiges und fehleranfälliges Verfahren. Als Lösung bietet sich eine maschinelle Konvertierung an.

Vorteile

Eine maschinelle Datenkonvertierung hat folgende Vorteile:

Kostenvergleichsrechnung

Ein Kostenvergleich zwischen maschineller Konvertierung und manueller Konvertierung (Beispiel Lohnabrechnung). Bitte schätzen sie die Arbeitsstunden an Hand ihrer betrieblichen Gegebenheiten.

Arbeitsschritt maschinell (Unix) Stunden manuell Stunden
Ausdruck von Eingabelisten (z.B. Lohnkonto) Umleitung in Datei   Liste, Zweier-Teams  
Originaldokumente (z.B. Personalakten) Scannen (OCR)   Zweier-Teams  
Umsetzung der Datenträger (z.B. QIC 24 -> DAT) dd    -----  
Aufbereitung der Datenbank perl, awk, sed, monarch (Windows)   Zweier-Teams  
Konvertierung (Datensätze, Felder, Formate,Logik) perl, awk, sed, monarch (Windows)   Zweier-Teams  
Kontrolle Plausibilitätskontrollen, manuelle Stichproben, manuelle Prüfung der Gesamtsummen   Plausibilitätskontrollen, manuelle Stichproben, manuelle Prüfung der Gesamtsummen  

Wann wird eine maschinelle Konvertierung ökonomisch sinvoll?

Der Break-Even-Point (BEP) liegt meist bei ca. 200 abzurechnenden Mitarbeiter/innen. Er ist abhängig von der Geschwindigkeit der manuellen Erfassung (i.d.R. 20 Fälle pro Tag) und dem dabei anzusetzenden Stundensatz. Zusätzlich muss noch der Aufwand zur Fehlerkontrolle und Fehlerkorrektur berücksichtigt werden.

Einige Daten werden immer manuell zu erfassen sein . Dies empfiehlt sich insbesondere bei den Systemstammdaten und Firmenstammdaten. Auf die Möglichkeit der Rückrechenbarkeit muss dabei meistens verzichtet werden, da die Konvertierung der Lohnkonten und Umsetzung der Lohnarten sehr aufwendig ist. Aus der Erfahrung ist bekannt, daß maschinelle Konvertierungen meistens einige Versuche brauchen, bis die Daten stimmen.


Beginn Tue Jul 01 22:16:18 1997
Änderung Mon Jan 3 12:33:19 2011
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Life is the first gift, love is the second, and understanding is the third.
Marge Piercy: Gone to Soldiers, p. 732

Marge Piercy im ARGUMENT-Verlag